Posted in experience, Japan, Sharing, Travelling

Mengurus Visa Khusus Jepang

Kali ini aku ingin bercerita tentang proses mengurus visa khusus Jepang. Setelah melihat informasi di website kedutaan besar Jepang, ada beberapa persyaratan untuk membuat visa khusus Jepang. Syarat tersebut bisa dilihat di website kedubes Jepang di sini atau di bawah ini

  1. Paspor.
  2. Formulir permohonan visa. [download (PDF)] dan Pasfoto terbaru (ukuran 4,5 X 4,5 cm, diambil 6 bulan terakhir dan tanpa latar, bukan hasil editing, dan jelas/tidak buram) –> Maksudnya tanpa latar itu warna latar fotonya putih ya
  3. Foto kopi KTP (Surat Keterangan Domisili)
  4. Certificate of Eligibility (Asli & fotokopinya) –> surat yang didapat dari universitas/ organisasi/ perusahaan yang akan dibuat di Kantor Imigrasi yang ada di Jepang dan biasanya memakan waktu cukup lama, kalo COE ku sendiri memakan waktu sekitar 3 bulan (dari 28 Sep sampai 28 Desember).

Syarat visa di atas bisa dibilang cukup simpel dan sedikit dokumen yang diperlukan, tidak seperti membuat visa untuk perjalanan wisata yang harus mencantumkan jadwal perjalanan, tiket pesawat, dokumen biaya perjalanan dan lain-lain yang bisa juga dilihat sendiri di websitenya. Nah, tapi walaupun simpel, COE itu yang memakan waktu cukup lama. Masa-masa menunggu COE selalu membuatku khawatir karena program yang aku ikuti seharusnya dimulai tanggal 7 Januari namun hingga akhir Desember ini aku belum mendapat visa Jepang. Bila visa Jepang belum jadi, maka program ini terancam diundur dan tentu saja aku tidak mau.

Alhamdulillah, COE ku tiba di hari di mana malamnya aku berencana pergi ke Bandung yaitu hari Senin, 28 Desember 2015. Di pagi hari itu, setelah pulang dari kampus  sekitar jam 9, handphoneku berbunyi dan kulihat itu telfon dari nomor yang tak dikenal. Aku segera mengangkat telepon tersebut. “Halo, Ini mbak sania? Ada kiriman paket dari Jepang” Aku sempat berpikir “lho kok ada kiriman dari Jepang” dan seketika pikiranku langsung menyimpulkan bahwa itu adalah COE yang sudah kutunggu-tunggu. Aku segera keluar dan membuka pintu dan benar saja di depan pagar sudah ada mobil DHL dengan satu petugas memegang satu amplop berwarna oren cerah. Aku benar-benar tak mengira kalau hari itu COE ku bakal sampe karena sebelumnya aku tidak dihubungi panitia dari Jepang yang memberitahukan bahwa COE ku sudah dikirim. Untung saja, aku masih di Jogja di saat COE itu datang.

Sayangnya, walaupun COE sudah di tangan, aku tidak bisa langsung mengurus visa minggu itu karena kantor kedubes Jepang di Jakarta sedang libur tahun baru mulai tanggal 29 Desember 2015 hingga tanggal 4 Januari 2016. Akhirnya aku memutuskan untuk menetap di kosan adikku di Bandung (tepatnya Jatinangor), hingga tanggal 3 barulah aku beranjak ke Depok, ke tempat sepupuku.

Hari Senin, tanggal 4 aku pergi ke kedubes Jepang ditemani tanteku dengan menaiki KRL (commuter line). Selama berada di commuter line, aku terus membatin “kejamnya Jakarta”. Kenapa? Mungkin nanti bakal ada posting khusus tentang pengalaman pertamaku dengan commuter line ini ya. Setelah tiba di kedubes Jepang, aku memasuki pintu kecil, menukar KTP ku dengan kartu pengunjung, dan masuk ke ruangan untuk mengurus passport. Kantor kedubes Jepang sudah terlihat ramai. Kursi untuk menunggu terlihat hampir penuh. Aku segera masuk dan mengambil nomor antrian di loket A. Kemudian aku diberikan kertas kecil dan duduk menunggu. Nomor antrianku adalah 124 dan masih ada sekitar 74 orang yang harus aku tunggu.

200641
Siapin KTP atau kartu tanda pengenal lainnya buat dituker dengan kartu pengunjung

Di dalam ruangannya cukup dingin, jadi rasa panas setelah naik commuter line, dilanjut dengan kopaja dan berjalan kaki tadi hilang ditelan dinginnya AC.  Terlihat beberapa orang duduk di depan meja yang telah disediakan yang ada petunjuk cara mengisi formulir. Sepertinya orang-orang tersebut memang sedang mengisi formulir atau setidaknya mengecek dokumen masing-masing. Sebagian besar duduk menunggu sepertiku, memegang handphone atau mengobrol dengan orang sebelahnya sambil sesekali menoleh ke loket visa untuk melihat nomor antrian. Di dalam ruangan tersebut ada 3 loket visa dan 2 loket lainnya (kalo tidak salah) untuk passport-certificate dan family-registration. Kedua loket ini sepertinya untuk orang Jepang, karena petugas loketnya terdengar berbahasa Jepang dan orang yang datang ke loket tersebut juga terlihat bukan orang Indonesia, melainkan orang Jepang.

Aku tiba di kedubes Jepang kurang lebih pukul 10 pagi dan aku menunggu sekitar 1 jam. Tibalah giliranku dipanggil. Saat menunggu aku melihat dokumen yang telah aku siapkan beberapa kali. Mengulangi membaca formulir yang telah aku isi, menambahkan beberapa tulisan di bagian formulir yang belum aku isi. Aku benar-benar takut bila dokumenku kurang terutama tentang tiket pesawat. Aku belum memesan tiket pesawat karena aku ingin menunggu kepastian visa barulah aku berencana untuk memesan tiket. Aku juga takut apabila ditanyakan dokumen lain. Namun, ternyata semua rasa takutku itu tidak menjadi kenyataan. Saat nomor antriaku tertera di layar, aku langsung maju dan berdiri di depan loket visa dan proses memasukkan persyaratan dokumen untuk visa itu cepat sekali. Mungkin hanya sekitar 2 menit. Aku melapor bahwa aku ingin membuat visa khusus, memberikan dokumen yang telah aku siapkan, mengisi beberapa poin di formulir yang belum aku isi, dan setelah itu petugas memberikanku kertas kecil (tanda terima) dan memberitahuku untuk mengambil paspor pada hari kamis siang. Aku sedikit terkejut dengan cepatnya proses itu berlangsung. Padahal sebelumnya banyak sekali yang kucemaskan, takut dokumennya kurang lengkap, fotonya salah, ada bagian yang salah saat aku mengisi formulir dan hal-hal kecil lainnya. Namun, ternyata proses itu hanya aku lewati dalam waktu 2 menit. Benar-benar wow!

Entahlah, rasanya aku juga tidak percaya. Mungkin gara-gara selama ini aku berurusan dengan birokrasi di fakultas yang sering kali ada saja bagian yang salah atau kurang dan tidak pasti. Jadi saat aku berurusan dengan birokrasi yang cepat dan lancar aku justru heran. Sebelumnya aku juga sudah bertanya pada temanku yang sekarang sedang di Jepang, dan dia berkata kalau birokrasi Jepang itu ga bakalan ngaret-ngaret kayak birokrasi di Indonesia kok #ups  Dan ternyata bener, asalkan semua persyaratan dokumen yang ada dipenuhi terus udah deh, pengurusan visa bakal lancar.

200642
nomor antrian dan di belakangnya kertas buat ngambil paspor/visa

Hari Kamis, tanggal 7 Januari 2016, aku kembali lagi ke kedubes Jepang siang hari (karena waktu pengambilan Visa/paspor memang dikhususkan dari pukul 13.30 – 15.00). Kali ini aku mengambil nomor antrian dan mendapt nomor ke 314. Saat pengambilan ini, aku belum bisa tenang seutuhnya meski aku tetap berfikir positif dan berusaha tidak cemas. Masalahnya bila visaku belum jadi, I don’t know what to do, karena aku sudah memesan tiket keberangkatan ke Jepang untuk keesokan harinya, Jumat 8 Januari. Alhamdulillah setelah menunggu sekitar 1 jam, aku mengambil visaku dengan lancar dan membayar biaya pembuatan visa sebesar 330 ribu rupiah.

Yak, itulah pengalamanku mengurus visa khusus Jepang, kalo jenis visa yang lain kayaknya tinggal mengikuti persyaratan yang ada di website, dilengkapin aja terus insyaAllah urusan visa ke Jepang bakal lancar (cuma 4 hari, dan dihitung dari hari kita masukin dokumen. One step closer to my dream 🙂

-Depok, 7 Januari 2016

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s